Beispielhafte Abbildung einer Organisation

Eine häufige Frage lautet: Wie kann ich meine Organisationseinheit oder mein Institut in Microsoft Teams abbilden?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Anforderungen je nach Organisation stark variieren können. Nachfolgend ist ein Beispiel bei den Informatikdiensten aufgeführt, wie eine Organisation strukturiert werden könnte.

Team auf Stufe Organisationseinheit (OU)

Für jede Organisationseinheit wird ein Team vom Typ „Team für Organisationseinheiten“ erstellt. Dieses Team dient als geschlossener Arbeitsraum für die interne Zusammenarbeit innerhalb der spezifischen Organisationseinheit.

Bei der Erstellung kann eine automatische Verwaltung über Rollenverknüpfungen aktiviert werden. Das bedeutet:

Alle Personen, deren Accounts der entsprechenden Paris-Gruppe der OU zugewiesen sind, werden automatisch ins Team aufgenommen (mit oder ohne Ausnahmen möglich).

Das IAM-System überprüft jede Nacht, ob es Änderungen bei den Mitgliedern gibt. Neue Mitglieder werden hinzugefügt, ausgeschiedene entfernt.

Das Team dient zur Bereitstellung eines zentralen Kommunikations- und Informationskanals für die gesamte OU.

Es besteht die Möglichkeit, wichtige Neuigkeiten und allgemeine Informationen zu teilen.

Zusätzlich wird auf Teamebene ein weiteres Projekt-Team erstellt. Dieses dient dem Austausch innerhalb spezifischer Gruppen und wird manuell verwaltet.

Für jede Gruppe innerhalb unseres Teams gibt es einen Standard-Channel, auf den alle Teammitglieder zugreifen können.

Eine Ausnahme ist der private Channel „Gruppenleitung“. Nur die Gruppenleitung und ihre Stellvertretung haben darauf Zugriff. Hier werden vertrauliche Daten wie Mitarbeitergespräche usw. gespeichert.

Die Channels werden nur für die Ablage von Daten, Aufgaben, Besprechungsnotizen sowie für den Homeoffice- und Ferienplan genutzt.

Unter Homeoffice ist ersichtlich, wer an welchem Wochentag wo arbeitet:

Im Gruppenkalender des Teams werden die Ferienabwesenheiten eingetragen:

In den Channels selbst werden keine Diskussionen geführt, das heisst die Chat Funktion wird hier nicht benutzt.

Damit soll verhindert werden, dass bei vielen Teammitgliedschaften neue Nachrichten leicht übersehen werden

Für Diskussionen werden die normalen Chat-Gruppen benutzt, in die die relevanten Personen bzw. Gruppen eingeladen werden:

  1. Einen neuen Chat öffnen

  2. Die gewünschten Personen, bzw. Gruppen hinzufügen

Wenn Dateien mit jemandem geteilt werden sollen, so wird die Person nicht ins Team selbst eingeladen, sondern es wird via OneDrive, resp. SharePoint der entsprechende Ordner oder einzelne Dateien für diese Person freigegeben.

Bei einer längerfristigen Zusammenarbeit können Ordner oder Dateien wie folgt freigegeben werden:

  1. In Teams das gewünschte Team auswählen und dann auf "Dateien" klicken
  2. Die drei Punkte anklicken
  3. Nun die Option "Zugriff verwalten" auswählen