Ablagestruktur von Teams

Microsoft Teams ist im Grunde eine Benutzeroberfläche, die verschiedene Dienste bündelt. Ein Team besteht aus:

• Einer geteilten Mailbox
• Einer M365-Gruppe
• Einer SharePoint-Seite

Standard-Channels in Teams werden in SharePoint als einfache Ordner angelegt. Private Channels hingegen erstellen eine separate, untergeordnete SharePoint-Seite, die nur für Mitglieder dieses privaten Channels zugänglich ist.

Speicherort der Daten

Die Datenhaltung der von Microsoft genutzten Dienste (SharePoint, OneDrive usw.) erfolgt in der Schweiz.

Datenablage in M365

Viele Nutzende wissen nicht genau, wo ihre Daten innerhalb von Microsoft 365 gespeichert werden. Die Ablagestruktur (abhängig von der Konfiguration) sieht in der Regel wie folgt aus:

SharePoint

• Speicherung von geteilten Dokumenten (z.B. Word, Excel, PowerPoint, PDFs) für die Zusammenarbeit innerhalb und ausserhalb der Organisation
• Speicherort für Intranet-Seiten, Teams-Seiten und Projektseiten

OneNote

• Persönliche Notizbücher (inkl. Bilder, Tabellen etc.) werden auf OneDrive gespeichert
• Notizbücher aus Teams-Gruppen werden auf SharePoint gespeichert

Exchange

• E-Mails (eingehende und ausgehende, inklusive Anhänge)
• Kalenderdaten (Termine, Einladungen, Erinnerungen)
• Kontakte (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern usw.)
• Aufgaben & To-do-Listen
• Notizen

OneDrive for Business

• Enthält die Ordnerstruktur und eine Übersicht aller Dateien im persönlichen Cloud-Bereich (SharePoint)
• Dient zur Ablage von persönlichen M365-Dokumenten (z. B. Word, Excel, PowerPoint) und weiteren persönlichen Daten. Die Ablage von geschäftsrelevanten Daten wird hingegen nicht empfohlen (beim Austritt ist seitens der Universität Bern kein Zugriff auf die Daten mehr möglich)

Teams

• Dateien, die in einer Teams-Gruppe hochgeladen werden, werden auf SharePoint gespeichert
• Dateien, die ausserhalb einer Teams-Gruppe hochgeladen werden, werden auf OneDrive gespeichert